Entreprise : comment assurer un collaborateur qui part en déplacement avec un véhicule professionnel ?

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Certains salariés sont dans l'obligation de se déplacer fréquemment pour se rendre à rendez-vous client ou sur un chantier par exemple. La plupart des entreprises mettent à leur disposition des véhicules dits de fonction. Que précise la loi en vigueur à ce sujet ? Comment s'assurer et se protéger dans ce genre de cas ? Les choses sont-elles différentes si le collaborateur utilise sa voiture personnelle dans le cadre de son activité professionnelle ? Lisez le texte ci-dessous pour obtenir toutes les réponses !

Rappel des principales règles d’utilisation d’une voiture de fonction

Tout d'abord, il est important de distinguer une voiture de fonction d'un véhicule de service. Ce dernier n'est utilisable que sur le temps de travail, avec une tolérance permettant d'effectuer aussi les trajets "domicile/travail" et "travail/domicile". L'usage d'un véhicule de fonction est moins limité. Le bénéficiaire est alors aussi autorisé à s’en servir pour tout déplacement personnel, même s'il se déroule en dehors du temps de travail (week-ends et congés compris). Il devra en revanche supporter les coûts d'entretien et de fonctionnement.

Pour éviter tout problème, l'usage de la voiture de fonction doit être indiqué dans le contrat de travail. Gardez bien en tête qu'il s'agit d'un avantage en nature. À ce titre, il modifie et améliore, de manière indirecte, votre rémunération. Dans l'idéal, toutes les conditions d'utilisation du véhicule permises par l'employeur devront être aussi détaillées.

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Des droits et devoirs limités

Vous auriez tort de penser qu'un employeur peut tout se permettre ou presque avec un salarié, à partir du moment où il met à disposition une voiture de fonction. Il se mettra par exemple dans l'illégalité s'il exige que vous lui présentiez votre Relevé d’Information Intégral. Ce document, récapitulant le nombre de points associé à votre permis de conduire, ne concerne que le conducteur et l'Administration.

Votre employeur ne sera pas non plus autorisé à prélever sur votre salaire le règlement d'une infraction que vous avez commise. Il peut en revanche installer un dispositif de géolocalisation du véhicule, à condition que celui-ci puisse se déconnecter facilement avant un déplacement personnel.

Comment assurer un tel véhicule ?

Comme pour n'importe quel autre véhicule, il appartient au propriétaire de la voiture de fonction de l'assurer. Si cette dernière est la propriété de l'entreprise, cette responsabilité sera alors supportée par l'employeur. En revanche, si la voiture est louée, les démarches auprès de l'assurance (y compris pour une assurance temporaire ou une protection de courte durée) seront assurées par l'entreprise de location.

Attention, si jamais un contrôle routier mettait en évidence que le véhicule n'était pas assuré, la responsabilité du conducteur (et donc du salarié) serait immédiatement engagée. Voilà pourquoi il est fortement recommandé de refuser de conduire une voiture de fonction non assurée. Prenez également conscience que la couverture ne concerne bien souvent que le salarié lui-même. Il sera donc impossible de céder le volant à votre conjoint ou à des amis.

Est-ce considéré comme un avantage en nature ?

Si vous avez lu attentivement le premier paragraphe de ce texte, vous connaissez déjà la réponse à cette interrogation : oui, le véhicule de fonction est bien assimilé à un avantage en nature. Vous serez donc dans l'obligation de le déclarer auprès de l'administration fiscale sur la base de la valeur du véhicule estimée par l'employeur.

Deux modes de calcul distincts sont possibles. Le premier est obtenu à partir de la valeur réelle et nécessite que l'entreprise soit bien la propriétaire du véhicule. La seconde option repose sur l'application d'un forfait. Sa valeur varie en fonction de plusieurs paramètres :

  • la valeur d’achat TTC du véhicule
  • sa date d'achat
  • de la prise en charge ou non des frais de carburant par l’employeur

Que se passe-t-il si le salarié utilise son véhicule personnel ?

Dans ce cas précis, il appartient au salarié de prévenir son assureur. Vous devrez, en effet, obtenir son accord, surtout si vous êtes amené à vous déplacer fréquemment dans de telles conditions. En cas d'acception de votre demande, la compagnie vous proposera de modifier votre contrat actuel en intégrant une nouvelle garantie concernant l'usage professionnel du véhicule. Attention, il arrive parfois que les assureurs refusent purement et simplement d'accéder à votre demande. Vous seriez alors dans l'obligation de souscrire à un contrat supplémentaire et réservé exclusivement aux déplacements effectués dans un cadre professionnel.



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